이미 있었던 것 같은데, 다시 만든다
이전에 비슷한 문서를 본 기억이 있다.
그런데 막상 찾으려 하면 보이지 않는다.
자료는 존재했지만 접근되지 않았다
없었던 게 아니다.
다만 꺼내 쓰기 어려운 상태로 남아 있었을 뿐이다.
찾을 수 없음과 없는 것은 다르다
파일이 어딘가에 있다는 사실과, 지금 쓸 수 있다는 사실은 다르다.
이 차이를 구분하지 않으면 같은 작업이 반복된다.
다시 만드는 쪽이 더 빠를 때
검색하는 데 시간이 걸린다.
그래서 사람들은 새로 만든다.
판단의 기준은 효율이다
완성도를 따지기 전에, 당장 쓸 수 있는지가 먼저다.
정리되지 않은 자료는 여기서 탈락한다.
정리의 부재가 만드는 비용
시간이 가장 먼저 든다.
그 다음은 판단의 피로다.
이미 했던 고민을 다시 한다
구조를 고민하고, 표현을 고르고, 기준을 다시 세운다.
이 과정은 문서가 아니라 결정의 반복을 만든다.
자료가 쌓여도 자산이 되지 않는 이유
수량은 늘어난다.
하지만 활용도는 늘지 않는다.
축적과 활용은 별개의 문제
많이 쓴다고 해서 잘 쓰는 것은 아니다.
정리는 축적 이후에야 비로소 의미를 만든다.
정리되지 않은 자료의 공통된 모습
파일명만 보고는 내용을 짐작하기 어렵다.
작성 목적이 드러나지 않는다.
누구를 위한 문서인지 보이지 않는다
작성자는 분명 있었지만, 독자는 상정되지 않았다.
그래서 문서는 내부 메모에 머문다.
다시 만들어지지 않는 자료의 조건
완벽해서가 아니다.
다시 찾을 이유가 있기 때문이다.
한 줄 설명의 힘
이 문서는 무엇을 위해 만들어졌는지.
그 한 줄이 자료의 생존을 좌우한다.
정리는 저장 방식이 아니라 사용 방식이다
어디에 저장했는지는 중요하지 않다.
어떻게 꺼내 쓰는지가 더 중요하다.
사용을 상정하면 달라진다
언제 다시 볼지.
어떤 상황에서 참고할지.
자료를 다시 만드는 순간
그 순간은 보통 바쁘다.
그래서 이전 자료를 찾을 여유가 없다.
정리는 여유 있을 때 하지 않는다
정리는 바쁠 때를 대비하는 일이다.
그래서 늘 미리 해야 한다.
그럼에도 다시 만들어진다
모든 자료가 살아남을 수는 없다.
하지만 살아남아야 할 것까지 사라질 필요는 없다.
남길 가치가 있는 것들
결정을 바꾼 이유.
방향을 틀었던 지점.
정리된 자료는 조용히 일을 줄여준다
눈에 띄지는 않는다.
하지만 같은 일을 다시 하지 않게 만든다.
참고: ISO 15489 Records Management